Битрикс24
Учет поступления платежей и задолженности клиентов

Штатный функционал Битрикс24 не позволяет вести учет поступлений частичной оплаты, и это не устраивает многих наших клиентов. Есть возможность выставлять несколько счетов по одной сделке: например, счет на предоплату и счет на финальный расчет. Но отслеживать остаток задолженности этот подход тоже не позволяет.

В этой статье мы покажем как реализовать учет отдельных платежей по сделке и автоматически рассчитывать остаток задолженности. Для этого мы используем смарт-процесс и бизнес-процессы. Поехали.

При поступлении оплаты менеджер или бухгалтер сможет добавить новый платеж, привязав его к нужной сделке. Битрикс24 автоматически суммирует все поступившие по сделке платежи и запишет общую сумму поступлений в поле сделки "Оплачено". Разница между суммой сделки и поступившей оплатой отразиться в поле "Задолженность". Если сумма сделки оплачена полностью, бизнес-процесс переведет сделку на этап "Оплата поступила". А в аналитике появится отчет, отражающий задолженность клиентов.

Для хранения данных об общей сумме поступивших платежей и об остатке задолженности добавляем в сделке поля "Оплачено" и "Задолженность" с типом "Деньги":

Создаем смарт-процесс "Оплата". Для этого переходим в левом меню в CRM, затем в верхнем меню Настройки > Список смарт-процессов, кнопка "Создать". Выбираем вариант "С чистого листа".

На вкладке "Основные настройки" придумываем название смарт-процесса, например, "Оплата", и отмечаем галочками пункты: "Использовать в смарт-процессе свои стадии и канбан" и "Использовать в смарт-процессе дизайнер бизнес-процессов".

На вкладке "Смарт-процесс" отмечаем только пункт "Клиент". Это позволит нам добавлять в карточку оплаты ссылку на контакт или компанию, от которой поступила оплата:

На вкладке "Связи" включаем "Привязать к этому смарт-процессу", выбираем в поле выбора объектов "Сделка", добавляем галку в пункте "Добавить список со связанными элементами в карточку" и в появившемся поле также добавляем "Сделка".

Эти настройки означают, что каждая создаваемая оплата может быть привязана к определенной сделке. Для этого в карточке оплаты появится поле, где будет храниться ссылка на соответствующую сделку.

Галочка "Добавить список..." работает следующим образом: в сделке добавится вкладка с названием, соответствующим названию смарт-процесса. В нашем случае - "Оплата". И в этой вкладке можно будет добавлять новые платежи, которые будут автоматически привязываться к сделке:

Вкладки "Привязка к элементам" и "Показ вне CRM" пропускаем: в данной логике работы эти настройки нас не интересуют.

Теперь создадим необходимые поля в карточке смарт-процесса "Оплата". Выберите в верхнем меню раздела CRM пункт Смарт-процессы > Оплата. Если штатные поля "Сделка" и "Клиент" скрыты, выберите их для отображения. Создайте пользовательские поля "Сумма" (тип "Деньги"), "Дата оплаты" и "ID сделки" (тип "Число").

Нужно также настроить воронку Оплата. Мы выбрали подход где сначала оплата создается в статусе "Черновик" и может быть перемещена на успешную стадию "Оплата поступила" или на негативную стадию "Отмена". Отмененные платежи не будут учитываться в сумме поступлений.

Теперь нам нужно создать два бизнес-процесса:

Для создания бизнес-процесса по смарт-процессу "Оплата" идем в верхнем меню раздела CRM в Настройки > Настройки CRM. Выбираем вкладку "Роботы и бизнес-процессы" и пункт "Бизнес-процессы":

Внизу открывшегося списка нужно найти пункт с заголовком соответствующим названию нашего смарт-процесса - в нашем случае это "Оплата" - и нажать "Добавить шаблон".

Процесс должен запускаться как при добавлении новой оплаты, так и при изменении, поэтому отмечаем оба пункта галочками:

Общая логика процесса: сначала мы получим поля сделки, к которой привязана оплата; запишем в карточку оплаты клиента из сделки и ID сделки; и затем запустим бизнес-процесс по сделке, который посчитает общую сумму платежей и остаток задолженности.

Вот как будет выглядеть бизнес-процесс после добавления в него всех необходимых шагов:

Получить информацию о привязанном элементе - речь идет о получении полей сделки, привязанной к оплате:

Теперь запишем в карточку оплаты компанию (и/или контакт из сделки) и ID сделки:

При этом в поле ID сделки мы просто передаем значение из поля оплаты "Сделка", а компанию получаем из результатов предыдущей активити:

Теперь запускаем бизнес-процесс для сделки (только сначала его нужно будет создать, поэтому возможно к этому шагу придется вернуться чуть позже). Чтобы Битрикс24 понял для какой сделки нужно запустить процесс, в поле "ID документа" передаем значение из поле оплаты "Сделка".

Перейдем к настройке процесса, который запускается по сделке.

Возвращаемся в "Бизнес-процессы" и добавляем новый шаблон для сделок. Этот процесс тоже следует запускать и при создании и при изменении сделки: если сумма сделки измениться, значение поля "Задолженность" должна быть пересчитана.

Кроме этого, в этом процессе нам необходимо будет суммировать все платежи по сделке. Для этого потребуется переменная, которую нужно добавить на вкладке "Переменные". В качестве типа переменной выбираем "Число", придумываем название переменной и идентификатор на латинице, в качестве значения по умолчанию ставим 0.

Общая логика процесса: сначала нужно получить суммы всех платежей по данной сделке, затем пройтись по ним и суммировать, получив общую сумму платежей в нашей переменной, и наконец записать получившуюся сумму в поле сделки "Оплачено", а разницу между суммой сделки и суммой оплат - в поле "Задолженность". Если задолженность стала равна нулю, нужно изменить статус сделки на "Оплата поступила".

Вот как будет выглядеть бизнес-процесс после добавления в него всех необходимых шагов:

На первом шаге получим все суммы оплат, отобрав те элементы смарт-процесса "Оплата", в которых поле "ID сделки" содержит ID сделки, по которой запущен бизнес-процесс:

Результат такой активити будет содержать массив всех сумм оплат по данной сделке. Теперь мы можем использовать активити "Итератор", чтобы пройтись по этим суммам и сложить их значения:

Например, если по данной сделке поступило три платежа, итератор (точнее все активити, расположенные внутри блока "Итаратор") сработает три раза. И каждый раз в дополнительных результатах нам будет доступна сумма одной из трех оплат.

Поэтому, внутри блока "Итаратор" мы добавляем активити "Изменение переменных", где к имеющемуся значению нашей переменной добавляем каждую следующую сумму оплаты:

Всего оплачено - это наша переменная. А в левом поле содержится операция сложения: переменная "Всего оплачено" плюс сумма из очередного элемента смарт-процесса "Оплата", которую предоставил нам итератор.

Вручную вписывать никаких названий переменных и кодов полей не нужно. Для того, чтобы в левое поле добавить переменную "Всего оплачено", нажимаем на три точки и выбираем нужную переменную:

А для подстановки суммы очередной оплаты, снова нажимаем на три точки и в пункте "Дополнительные результаты" выбираем значение итератора:

После того как итератор отработал, в переменной будет содержаться полная сумма поступивших платежей по сделке. Теперь нужно записать эту сумму в поле сделки "Оплачено", а разницу с суммой сделки - в поле "Задолженность":

И последний штрих. Если сумма платежей больше или равно сумме сделки, это значит, что оплата поступила полностью и можно переводить сделку на соответствующую стадию. Для этого добавляем конструкцию "Условие", где в одной из веток - если оплата поступила полностью - будем изменять стадию сделки на "Оплата поступила". Вторую ветку можно не трогать.

Вот так настраиваем условие:

И изменяем статус, если условие сработало:

В результате, мы получили механизм, который позволяет добавлять поступления платежей вручную или через кастомную интеграцию с 1С или онлайн-банкингом. Сделки, оплаченные полностью, будут автоматически переводиться на стадию "Оплата поступила". А перечень сделок, по которым имеется задолженность, может быть выведен в отчет.

• Если у Вас есть вопросы,
• Если Вы задумываетесь: «А подойдет ли это мне?»,
• Если в Вашем бизнесе Вы учитываете платежи и взаиморассчеты иначе,

Напишите нам!

Подход нашей компании основан на том, что каждый клиент должен получить конечный продукт, который полностью удовлетворит его пожелания, позволит развиваться бизнесу и даст плацдарм для старта новых проектов.