Финансовый учет в Bitrix24: как считать затраты, прибыль и финансовый результат по сделкам
Битрикс24 хорошо решает задачи CRM: фиксирует лиды, сделки, клиентов, этапы продаж, суммы договоров и общий оборот. Но когда бизнесу нужно видеть не только выручку, а полноценный финансовый результат, этих возможностей становится недостаточно.
Обычно в CRM видна сумма сделки: сколько компания должна получить или уже получила от клиента. Но для управленческого учета этого мало. Руководителю важно понимать, сколько компания заработала на самом деле: какие прямые затраты были понесены по конкретному проекту, сколько ушло на подрядчиков, сотрудников, бонусы, командировки, а также как общие организационные расходы влияют на итоговую прибыль.
Иными словами, бизнесу нужен не просто учет оборота, а учет финансового результата.
Задача: перейти от оборота к прибыли
Во многих сервисных компаниях финансовый результат складывается из трех основных блоков:
- Выручка по сделкам.
- Прямые затраты, связанные с конкретными проектами.
- Общие организационные расходы, которые нельзя напрямую отнести к одной сделке.
Такая модель близка к подходу direct costing: сначала из выручки вычитаются прямые затраты по проектам, затем отдельно учитываются общие расходы компании. В результате можно увидеть валовую прибыль по сделкам и общий финансовый результат за отчетный период.
Как реализовать учет затрат в Битрикс24
Для решения этой задачи в Битрикс24 можно использовать смарт-процессы. В одном из проектов мы создали отдельный смарт-процесс «Затраты», где каждая запись отражает конкретный расход компании.
В карточке затраты фиксируются основные параметры:
- тип затрат: прямые затраты по проекту или общие организационные расходы;
- сумма расхода;
- дата расхода;
- привязка к сделке или проекту;
- сотрудник, которому произведена выплата;
- подрядчик, если расход связан с внешним исполнителем;
- статья затрат, если речь идет об общеорганизационных расходах;
- дополнительная аналитика для последующей отчетности.
Такой подход позволяет не смешивать все расходы в одну общую таблицу, а сразу разделять их по смыслу: какие затраты относятся к конкретной сделке, а какие являются расходами компании в целом.
BI-конструктор Битрикс24 позволяет анализировать финансовые результаты в различных разрезах учета:
- статьи доходов и расходов;
- типы сделок и клиентов;
- иные, особенные для вашего бизнеса, уровни детализации.
Кейс 1: Компания по внедрению программного обеспечения
Первый пример — компания, которая оказывает услуги по внедрению программного обеспечения.
В такой модели доход формируется по сделкам с клиентами, а затраты делятся на две группы.
Первая группа — прямые проектные затраты. К ним относятся зарплата штатных сотрудников, если она связана с конкретной сделкой, бонусы менеджеров по продажам, выплаты product-менеджерам, оплата привлеченных подрядчиков и другие расходы, которые можно отнести к определенному проекту.
Вторая группа — общие организационные затраты. Это расходы, которые обеспечивают работу компании в целом, но не привязаны напрямую к одной сделке: аренда, административные расходы, сервисы, внутренние операционные траты и другие статьи.
Все расходы фиксируются в смарт-процессе «Затраты». Если расход относится к проекту, он привязывается к конкретной сделке. Если это общий расход, указывается соответствующая статья затрат.
По итогам отчетного периода формируется детальный отчет, который показывает:
- общую выручку по сделкам;
- прямые затраты по каждой сделке;
- затраты в разрезе сотрудников;
- выплаты подрядчикам;
- бонусы и другие проектные начисления;
- общие организационные расходы по статьям;
- валовую прибыль по проектам;
- общий финансовый результат компании.
В результате руководитель видит не только объем продаж, но и реальную экономику каждого проекта.
Кейс 2: Юридическая компания
Второй пример — юридическая компания, которая оказывает услуги по проведению судебных и досудебных экспертиз.
Финансовая модель здесь похожа. Компания получает оплату от клиентов по сделкам, а затем несет прямые затраты на выполнение конкретных проектов.
К прямым затратам относятся:
- выплаты экспертам;
- бонусы менеджеров;
- командировочные расходы;
- расходы на подготовку экспертиз;
- другие затраты, связанные с конкретной сделкой.
Отдельно учитываются общие организационные расходы компании.
В отчете по юридической компании важно видеть не только выручку, но и движение оплат: сколько было начислено по сделкам, сколько фактически поступило платежей, какая дебиторская задолженность остается по каждому клиенту и проекту.
Итоговый отчет показывает:
- выручку по сделкам;
- поступившие оплаты;
- дебиторскую задолженность;
- прямые затраты по каждой сделке;
- финансовый результат по сделке;
- общие организационные расходы;
- общий финансовый результат за период.
Такой отчет особенно важен для проектного бизнеса, где высокая сумма сделки еще не означает высокую прибыль. Сделка может выглядеть крупной по обороту, но после выплат экспертам, подрядчикам, менеджерам и учета командировочных расходов ее реальная маржинальность может оказаться значительно ниже ожидаемой.
Расчет заработной платы и бонусов
Такое решение позволяет также реализовать начисление и фиксацию выплат бонусов штатным сотрудникам и сторонним исполнителям.
Что получает бизнес
В результате внедрения такой модели Bitrix24 становится не только CRM-системой, но и инструментом управленческого финансового учета.
Компания получает возможность:
- видеть прибыльность каждой сделки;
- анализировать прямые затраты по проектам;
- контролировать выплаты сотрудникам и подрядчикам;
- учитывать общие организационные расходы;
- рассчитывать валовую прибыль;
- видеть общий финансовый результат за период;
- анализировать дебиторскую задолженность;
- принимать управленческие решения на основе реальной экономики, а не только оборота.
Главное преимущество такого подхода — прозрачность. Руководитель видит, какие проекты действительно прибыльны, какие направления требуют пересмотра, какие расходы растут быстрее выручки и где компания теряет маржинальность.
Вывод
Штатный Bitrix24 позволяет фиксировать сделки и оборот, но для полноценного финансового учета этого недостаточно. Чтобы управлять прибылью, нужно учитывать не только доходы, но и затраты: прямые проектные расходы, выплаты сотрудникам и подрядчикам, бонусы, командировки и общие организационные статьи.
Реализация через смарт-процесс «Затраты» позволяет построить внутри Bitrix24 гибкую модель управленческого учета. Она подходит для сервисных, проектных и экспертных компаний, где финансовый результат зависит не только от суммы сделки, но и от структуры расходов.
Такой подход превращает Bitrix24 из CRM для учета продаж в систему, которая помогает видеть реальную прибыльность бизнеса.