Как мы автоматизировали работу компании по ландшафтному дизайну и строительству
Когда компания растет, становится сложнее контролировать заявки, работу сотрудников и выполнение проектов. Информация хранится в разных местах, задачи теряются, а руководителю приходится постоянно уточнять, на каком этапе находится каждый объект.
Именно с такой задачей к нам обратилась компания «Екатерининский сад», которая занимается ландшафтным дизайном и строительством объектов под ключ.
О компании
Компания выполняет полный комплекс работ по благоустройству территорий:
- разработку ландшафтных проектов;
- строительство малых архитектурных форм;
- монтаж инженерных систем;
- устройство бассейнов;
- озеленение и подбор растений.
Над каждым проектом работает сразу несколько специалистов: менеджеры, дизайнеры, инженеры, дендрологи и подрядчики. Для эффективной работы им требовалась единая система, в которой каждый видел бы только необходимую для себя информацию.
Задача
Главной целью проекта стало создание единого рабочего пространства для всех сотрудников компании.
Необходимо было:
- бъединить продажи и производство в одной системе;
- исключить потерю информации между отделами;
- автоматизировать рутинные операции;
- разграничить права доступа сотрудников;
- сделать работу над проектами более прозрачной.
Что было сделано
Настроили CRM под процессы компании
Мы разработали индивидуальную воронку продаж, которая полностью соответствует процессу работы компании — от первого обращения клиента до завершения проекта.
Теперь каждая заявка проходит понятный маршрут, а менеджеры всегда видят, на каком этапе находится сделка.
Также была настроена автоматическая конвертация лидов в сделки с сохранением всей информации о клиенте.
Объединили все обращения в одной системе
Чтобы сотрудники не переключались между разными сервисами, мы подключили основные каналы связи.
Теперь CRM автоматически:
- принимает заявки с сайта;
- фиксирует входящие и исходящие звонки;
- сохраняет историю общения с клиентом;
- создает карточки новых обращений.
В результате вся информация о клиенте находится в одном месте.
Автоматизировали работу менеджеров
Система сама помогает сотрудникам не забывать о важных действиях.
При изменении стадии сделки автоматически:
- создаются задачи;
- отправляются уведомления ответственным сотрудникам;
- контролируются сроки выполнения работ;
- обновляются необходимые поля сделки
Менеджерам больше не нужно выполнять множество однотипных действий вручную.
Создали отдельные рабочие пространства для специалистов
После заключения договора к проекту подключаются профильные специалисты.
Для каждого подразделения были созданы собственные рабочие места:
- дизайнеров;
- инженеров;
- дендрологов.
Каждый сотрудник работает только со своей частью проекта и получает всю необходимую информацию автоматически.
При этом специалисты не видят коммерческие данные отдела продаж, что позволяет соблюдать разграничение доступа.
Настроили смарт-процессы
Для удобной работы были созданы отдельные разделы системы.
В них ведется учет:
- подрядчиков;
- выполненных работ;
- оплат и затрат по проектам.
Все эти данные связаны со сделкой и автоматически обновляются без ручного переноса информации.
Автоматизировали обмен данными
Одной из важных задач стала организация обмена информацией между отделами.
Теперь после изменения этапа сделки система самостоятельно передает необходимые данные в связанные процессы.
Если специалисты вносят изменения в своих разделах, информация автоматически возвращается в карточку проекта.
Это избавляет сотрудников от двойного ввода данных и значительно снижает вероятность ошибок.
Что получил заказчик
.После внедрения CRM компания получила единое цифровое пространство, в котором работают все подразделения.
В результате удалось:
- объединить продажи, проектирование и производство в одной системе;
- ускорить передачу информации между отделами;
- сократить количество ручных операций;
- повысить контроль над выполнением проектов;
- обеспечить безопасность данных благодаря разграничению прав доступа;
- сделать работу сотрудников более удобной и прозрачной.
Итог
Сегодня сотрудники компании работают в единой системе, где каждый занимается своими задачами, а необходимая информация поступает автоматически.
Руководство в любой момент может увидеть текущее состояние каждого проекта, менеджеры не теряют обращения клиентов, а профильные специалисты получают все необходимые данные без постоянных запросов к коллегам.
В результате компания смогла выстроить понятные и прозрачные бизнес-процессы, сократить время на выполнение рутинных операций и повысить эффективность работы всей команды.